PersonalPlan Pro

Datenschutzerklärung

Stand: Juni 2026 — gem. Art. 13 DSGVO

1. Verantwortlich

Verantwortliche Stelle für die Beschäftigtendaten ist der Arbeitgeber:
Lebensraum Schule e. V., Singen.
Technische Bereitstellung der Software: Daniel Thunig, Kniebisstraße 43, 78224 Singen, E-Mail: sixaimod@gmail.com.

2. Zweck der Verarbeitung

Die Anwendung dient der internen Planung, Disposition und Dokumentation von Personaleinsätzen sowie der Arbeitszeiterfassung (Ein-/Auschecken) der Betreuer/innen des Vereins Lebensraum Schule e. V. an den betreuten Schulen.

3. Rechtsgrundlage

Verarbeitung von Beschäftigtendaten zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses gemäß § 26 Abs. 1 BDSG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Die Arbeitszeiterfassung erfüllt zugleich die gesetzliche Aufzeichnungspflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 16 ArbZG; BAG, Beschl. v. 13.09.2022 – 1 ABR 22/21). Toleranz- und Kernzeitregeln sind arbeitsvertraglich vereinbart. Besondere Kategorien (z. B. Abwesenheitsart „Krankheit", Wiedereingliederung) werden auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG ausschließlich für Dienstplanung sowie Arbeitszeit- und Entgeltprüfung verarbeitet.

4. Verarbeitete Daten

• Zugangsdaten: Benutzername, Name, optional E-Mail, Rolle (Admin/Mitarbeiter)
• Einsatzplanung: Verfügbarkeit/Sperrtage, Schichtzuweisungen, Arbeitszeit-, Urlaubs- und Gleitzeitkonten
• Vertrags-/Entgeltbezug: Beschäftigungsart, Vertragslaufzeit, Stundenlohn (Mindestlohn-/Geringfügigkeitsprüfung), Qualifikationen und Erste-Hilfe-Fristen
• Abwesenheiten inkl. Art (u. a. Urlaub, Krankheit) und Wiedereingliederung – Gesundheitsbezug (Art. 9 DSGVO)
• Zeiterfassung: Ein-/Auscheck-Zeitstempel (serverseitig gesetzt), tägliche Soll-/Ist-/Saldo-Werte sowie Korrekturen durch die Verwaltung (mit Begründung)
• Änderungsprotokoll: Aktion, Zeitstempel und betroffener Datensatz
• Server-Protokoll: bei fehlgeschlagenen Anmeldungen die IP-Adresse (Schutz vor automatisierten Angriffen)

5. Speicherung & Speicherdauer

• Alle Daten liegen ausschließlich AES-verschlüsselt in einer Datenbank auf dem Server in Deutschland (Hetzner); keine Speicherung außerhalb.
• Personen- und Planungsdaten: für die Dauer der Tätigkeit; Löschung durch die Verwaltung (Art. 17 DSGVO), danach aus dem Datenbestand entfernt.
• Zeiterfassungsdaten: Zeitstempel werden verschlüsselt gespeichert und nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (2 Jahre gem. § 16 Abs. 2 ArbZG; hier 26 Monate) automatisch gelöscht.
• Änderungsprotokoll: Detailangaben werden nach 6 Monaten automatisch anonymisiert, Einträge nach 24 Monaten gelöscht; zusätzlich auf die letzten 2 000 Einträge begrenzt.
• Tauschprotokoll: nach 12 Monaten automatisch gelöscht.
• Anmelde-Sitzung: verschlüsseltes Cookie mit max. 12 Stunden Gültigkeit; keine serverseitige Sitzungsspeicherung.
• Server-Login-Protokoll: kurzlebig, ausschließlich zur Brute-Force-Abwehr.

6. Empfänger

Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Eine Weitergabe an Strafverfolgungsbehörden erfolgt nur bei gesetzlicher Verpflichtung.

7. Externe Dienste & Tracking

Keine. Alle Inhalte (Schriften, Bilder, Skripte) werden vom Server selbst ausgeliefert. Es kommen keine externen Dienste, keine Analyse-/Tracking-Tools, keine Werbe-Cookies und keine Push-Dienste zum Einsatz. Die Daten verlassen den Server nicht.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Ein maschinenlesbarer Datenexport ist im Bereich „Mitarbeiter" pro Account verfügbar. Beschwerden können an die zuständige Aufsichtsbehörde gerichtet werden.

9. Keine automatisierte Entscheidung

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

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